УТВЕРЖДАЮ

Начальник тех. отдела

__________Ххххххх Х.Х.

«____» ________200__

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Пояснительная записка

Подпись и дата

Инв. № дубл.

Взам инв. №

Подпись и дата

Инв.№ подл

Лист утверждения

А.В. 00001-01 81 01-ЛУ

Руководитель разработки

Начальник ХХХХ

_____________Хххххх Х.Х.

«_____»_______200___

Ответственный исполнитель

Начальник гр.РиВ АСУТП

ХХХХ

_____________Хххххх. Х.Х.

«_____»_______200___

Исполнитель

Вед. Инженер

Андреев А. Е.

«27» Мая 2013

2013

УТВЕРЖДЕНО

А.В. 00001-01 81 01-ЛУ

Подпись и дата

Инв. № дубл.

Взам инв. №

Подпись и дата

Инв.№ подл

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА

Пояснительная записка

А.В. 00001-01 81 01-ЛУ

Листов 8.

2013

Отчет о предпроектном обследовании

ЗАО «Торговля»

для внедрения корпоративной информационной системы (КИС)

Электронный документооборот

2013 г

Содержание

1.		Цель проведения обследования	2
2.		Организационная структура организации ЗАО «Торговля»	2
3.		Принятая учетная политика	3
4.		Описание текущего уровня автоматизации	3
	4.1	Автоматизированные функции	3
	4.2	Краткое описание функций	3
	4.3	Используемое программное обеспечение	4
	4.4	Недостатки используемого программного обеспечения	4
	4.5	Обзор существующего компьютерного парка	4
5.		Выводы по результатам обследования организации ЗАО «Торговля»	5
	5.1	Анализ подразделений	5
	5.2	Анализ текущей автоматизации	5
	5.3	Состав системы	7
6.		Описание проводимых при внедрении системы работ	7
	6.1	Настройка сервера баз данных	7
	6.2	Настройка основного сервера	8
	6.3	Настройка клиентов	8
7.		Порядок внедрения КИС «Электронный документооборот»	8
8.		Основной план внедрения КИС «Электронный документооборот»	9
9.		Экономическая целесообразность.	9

1.Цель проведения обследования.

В процессе предпроектного обследования организации ЗАО «Торговля» изучаются основные направления производственно-хозяйственной деятельности, организационная структура организации ЗАО «Торговля». Определяются функции подразделений, существующие информационные взаимосвязи между подразделениями, внутренний и внешний документооборот.

На основе анализа указанной информации определяются требуемые учетные подсистемы (например: виды деятельности), охватывающие несколько подразделений, каждое из которых заинтересовано в оперативности и актуальности данных. Разрабатываются рекомендации по усовершенствованию документооборота, исключения дублирования информации.

Изучается текущий уровень автоматизации: определяется перечень разработанных подсистем, состав автоматизированных рабочих мест и круг решаемых задач с целью определения функциональной полноты системы и автоматизации учетных функций. Разрабатываются предложения по требуемому составу выбранных подсистем КИС (Корпоративная Информационная Система), уточнению перечня задач, подлежащих автоматизации, и расширению состава автоматизированных рабочих мест с целью получения полной оперативной информации по учёту экспонатов и управленческому учету производственно-хозяйственной деятельности организации ЗАО «Торговля», обеспечивающему принятие верного управленческого решения в режиме реального времени.

Определяются используемые программное, информационное обеспечения и обследуется состояние существующего компьютерного парка с целью разработки предложений по использованию новых информационных технологий, предложений по модернизации или расширению компьютерного парка.

Исследуется используемая учетная политика с целью определения специфики деятельности организации ЗАО «Торговля»

Осуществляется обследование существующих процессов управления документами. Производится сравнительный анализ технологий управления документами в рамках системы управления организации ЗАО «Торговля»

Формируется организационно-функциональная схема автоматизации, и разрабатываются требования к проектируемой КИС «Электронный документооборот». На основании установленных учетных подсистем и готовности их для автоматизации формируется поэтапный календарный план внедрения КИС.

2. Организационная структура организации ЗАО «Торговля»

Назначение и информационные связи подразделений.

Генеральный директор руководит производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью ЗАО «Торговля», неся всю полноту ответственности за последствия принимаемых решений, финансово-хозяйственные результаты деятельности. Организует работу и взаимодействие всех структурных подразделений, направляет их деятельность на развитие и совершенствование производства, повышение эффективности работы, рост объемов сбыта продукции и на увеличение прибыли, качества и конкурентоспособности производимой продукции.

Исполнительный директор определяет техническую политику и направления технического развития ЗАО «Торговля», пути реконструкции и технического перевооружения действующего производства. В соответствии с утвержденными планами руководит разработкой мероприятий по реконструкции и модернизации предприятия. Организует работу по увеличению ассортимента и улучшению качества продукции, внедрение в производство средств комплексной механизации и автоматизации технологических процессов.

Коммерческий директор осуществляет руководство финансово-хозяйственной деятельностью предприятия в области материально-технического обеспечения, заготовки и хранения материалов, сбыта продукции на рынке. Принимает меры по своевременному заключению хозяйственных и финансовых договоров с поставщиками материалов и покупателями, готовой продукции, расширению прямых и длительных, хозяйственных связей, обеспечивает выполнение договорных обязательств по поставкам продукции, осуществляет внешнеэкономическую деятельность.

3. Принятая учетная политика

Ниже раскрыты ключевые положения учетной политики, определяющей ведение документации в организации ЗАО «Торговля».

Основными задачами учета читателей является:

- Быстрый просмотр всего архива документов

- Возможность редактирования документов

- Вывод документов на печать

Каждый пользователь должен получать доступ только к разрешенному ему функционалу

4. Описание текущего уровня автоматизации

Начало работ по автоматизации учетных функций в организации ЗАО «Торговля» относится к 1993 году. На данный момент функционирует автоматизированная система, построенная как совокупность автоматизированных рабочих мест (АРМ), каждое из которых имеет свою четко выраженную функциональную специализацию и обеспечивает решение задач по отдельным участкам учета. При этом автоматизированное рабочее место отдельного участка учета реализовано на одном или нескольких компьютерах, не связанных физически между собой, но работающих на одной информационной базе, которая поддерживается на всех компьютерах данного рабочего места. Обмен информацией между компьютерами автоматизированного рабочего места осуществляется через дискету. Обмен информацией между отдельными АРМами не производится из-за отсутствия единой информационной базы и единой системы классификации и кодирования информации, что значительно снижает оперативность получения обобщающей информации, нередко эта информация ошибочна.

4.1. Автоматизированные функции

№	Функция	Месторасположение	Кол-во ПК	Язык	Название программы
1.	Учет приказов	Начальник	4	FOXPRO	prikaz
2	Учёт актов	Зам начальника	1	FOXPRO	akt
3	Учет объяснительных записок	Зам по кадрам	1	FOXPRO	zapzap

4.2. Краткое описание функций

Учёт приказов, 4ПК, ПО на языке FOXPRO Название программы prikaz.

· Добавление приказа в базу данных, присвоение ему номера

Учёт актов, 1ПК, ПО на языке FOXPRO Название программы akt.

· Добавление акта в базу данных

· Присвоение акту номер, дата

4.3. Используемое программное обеспечение.

Программное обеспечение, на базе которого реализованы рабочие места, было заказано у сторонней фирмы ЗАО «ВторСофт». Программное обеспечение каждого рабочего места представляет собой программный комплекс, разработанный независимо от других и работающий автономно. Программы написаны в системе СУБД FOXPRO для работы в операционной среде DOS . Сопровождением программного обеспечения занимается технический отдел.

4.4. Недостатки используемого программного обеспечения:

Системы не имеет целостности и замкнутости. Разрозненность ввода информации влечет за собой дублирование объектов (наименований, объектов), нет контроля уникальности вводимой информации.

Нет, соответствующей текущему времени, оперативности.

4.5.Обзор компьютерного парка ЗАО «Торговля»

На данный момент установлено 9 компьютеров. Из них:

•  4 машин с процессором Pentium III

•  5 машин с процессором Pentium IV

№	Подразделение	CPU	MEM	HDD	Сост.
1	Начальство Насяльник	Pentium IV – 2000 MHz	2 Gb	600 Gb
2	Секретарь	Pentium IV – 2000 MHz	2 Gb	400 Gb
	Работники отдела продаж
3	Менеджер	Pentium IV – 2000 MHz	2 Gb	320 Gb
4	Менеджер	Pentium III - 1600 MHz	2 Gb	250 Gb
5	Менеджер	Pentium III - 1600 MHz	2 Gb	250 Gb
6	Менеджер	Pentium III – 1600 MHz	2 Gb	250 Gb
	Технический отдел
7	ИТ-специалист1	Pentium IV – 2000 MHz	2 Gb	400 Gb
8	ИТ-специалист2	Pentium III – 1600 MHz	2 Gb	350 Gb
	Бухгалтерия
9	Глав. Бух.	Pentium IV – 2000 MHz	2Gb	350 Gb

Итог: Нет серверного компьютера, который возможно использовать под основной сервер.

Рис1. ЛВС предприятия.

5. Выводы по результатам предпроектного обследования ЗАО «Торговля»

Во главе организации стоит начальник, руководящий всей деятельностью предприятия.

Все структурные подразделения подчинены непосредственно ему, однако всё же имеют своих руководителей.

5.1. Анализ подразделений

Работники отдела продаж

Отвечают за создание входящей документации. Отражение хоз деятельности в электронных отчетах

Технический отдел

Отвечает за обслуживание технического и программного обеспечения организации.

Управленческий блок.

Подчиняется непосредственно начальнику. Структурные подразделения данного блока обеспечивают административную работу всех остальных подразделений. Они передают и получают информацию из других отделов, анализирует ее, преобразуя в необходимую отчетность, как внутреннюю, так и внешнюю.

Бухгалтерия собирает всю документарную первичную информацию и на основании ее ведет бухгалтерский учет хозяйственно-финансовой деятельности.

Работник по кадрам(секретарь) помогает заведующему вести дела. Ведёт учёт сотрудников организации.

5.2 Анализ текущей автоматизации

Таким образом, практически все отделы ЗАО «Торговля» тесно связаны друг с другом. Происходит непрерывный обмен информацией между подразделениями, что предполагает некоторое информационное дублирование (тем более, когда информацией пользуется большое количество подразделений и информационные потоки разрастаются). Внедрение КИС должно обеспечить максимально удобный информационный обмен, при котором единожды введенная и учтенная информация может использоваться всеми подсистемами КИС для получения необходимых отчетов, анализов, выводов через удобные и доступные для пользователей формы.

Система автоматизированного ведения учета читателей в организации, существующая в настоящее время, построена грамотно, но не обеспечивает отражение информации в реальном масштабе времени – с непрерывным учетом. Ведение отдельных направлений учета читателей осуществляется в специализированных блоках автоматизированной системы и при необходимости информация объединяется в один блок.

В организации «Торговля» действует автоматизированная система управления, реализованная как совокупность функциональных подсистем, решающих основные задачи по учету документов, а также производства связанной с ними информации.

Каждая из подсистем имеет свою базу данных и реализована на одном или нескольких компьютерах, фактически между собой не связанных. Обмен информацией осуществляется через дискету. Базы данных подсистем являются автономными, отсутствует единая система классификации и кодирования информации, что исключает оперативный обмен между подсистемами.

Сбор информации осуществляется с помощью дискет. Отсутствие каналов связи и единой информационной базы значительно снижает оперативность получения информации работниками.

Программное обеспечение АРМ разработано на СУБД FoxPro , функционирует в операционной среде DOS. Вместе с тем, бурное развитие информационных технологий диктует необходимость перехода на современную технологию использования компьютерного парка и многопользовательскую систему обработку информации. Все компьютеры организации «Торговля» необходимо объединить в единую локальную вычислительную сеть, которая обеспечит возможность полной интеграции информации. ЛВС позволит объединить все организационные, исследовательские и административные отделы в единую информационную систему.

Наиболее перспективной технологией многопользовательской обработки информации является технология «клиент-сервер», которая при построении систем обработки учетной информации на западе стала стандартом и предлагается для использования при построении КИС организации «Торговля». Использование технологии «клиент-сервер» существенно повышает надежность, производительность и стабильность функционирования системы, особенно при работе значительного числа пользователей с информационными базами большого объема.

В качестве сетевой платформы предлагается использовать сетевую операционную систему Linux – мощную, удобную и простую систему для решения самых различных задач. Система проста в использовании, гибка в настройке, содержит средства для работы в корпоративных сетях и в Интернете, отвечает всем современным требованиям к компьютерным системам. В качестве сервера баз данных предлагается использовать MySQL. В качестве клиентских приложений - программа АСУ «электронный документооборот».

Анализ существующего компьютерного парка показал, что используемая техника соответствует техническим характеристикам, однако не удовлетворяет требованиям сегодняшнего дня. Сейчас как основной сервер используется компьютер из кабинета директора, на этом компьютере есть необходимый потенциал для размещения данной КИС. Но, предусматривая быстрорастущее количество пользователей системы и увеличение нагрузки на базу данных, рекомендуется в будущем купить новый более современный компьютер для основного сервера, а также вынести базу данных на отдельный «сервер базы данных» (хранится база данных SQL), соединенный с «Основным сервером» высокоскоростной сетью. Это позволит использовать «Основной сервер» в качестве терминального сервера (когда программа будет работать на сервере, а пользователи будут видеть только изображение программы), тем самым увеличить быстродействие КИС и использовать менее мощные (недорогие) рабочие станции. С точки зрения безопасности будущей системы рекомендуется выделить «файловый сервер»: сервер для архивных копий, документов сотрудников, электронной почты, «зеркало» архивных копий базы данных КИС.

Анализ локальной сети организации «Торговля» показал, что сеть находиться в удовлетворительном состоянии. Пропускная способность сети 100Мб. Существуют свободные гнезда на коммутаторах для дальнейшего развития сети в ближайшее время.

5.3. Состав системы

Анализ состава автоматизированных подсистем показал, что в рамках проектируемой КИС этот состав целесообразно несколько расширить с тем, чтобы обеспечить полную функциональность системы. Предлагается следующий состав подсистем:

•  Учёт сотрудников

•  Подробное описание документов и упрощённый доступ

•  Публикация информации на официальном сайте и других информационных ресурсах.

Одной из основных задач проектируемой КИС является учёт документов с целью хранения информации о них, а также учёт движения информационных потоков.

Учитывая характеристики функционирующей автоматизированной системы учета документов, корпоративная информационная система будет основываться на нижеследующем:

• Учёт документорв очень важен, особенности учёта должны найти отражение в проектируемой системе.

•  Система должна быть едина в информационном плане, она должна охватывать все отделы подразделения.

6. Описание проводимых при внедрении системы работ.

Внедряемая система будет представлять собой реализацию модели сетевого взаимодействия между рабочими станциями «трёхуровневый клиент-сервер». Это значит, что будут установлены на отдельных компьютерах сервер баз данных, сервер выполнения запросов и клиентские программы, представляющие собой интерфейс пользователя и соединённые с сервером локальной вычислительной сетью. Каждая программа-клиент представляет собой интерфейс, необходимый именно для определённого рабочего места.

6.1. Настройка сервера баз данных:

На компьютер, отведённый под сервер баз данных, будет установлена СУБД MySQL 5.1.41 и реализованы следующие настройки:

· Настройка языковых параметров (возможность работы с русским языком).

· Настройка прав, разрешающих соединение с «Основным сервером».

6.2. Настройка основного сервера:

На компьютере, отведённом под основной сервер, будет установлено серверное ПО разрабатываемой системы, а также программа, позволяющая управлять базами данных, которая непосредственно взаимодействует с сервером баз данных. После установки соответствующего ПО планируется:

· Настроить программу-сервер на взаимодействие с сервером БД посредством настройки сетевого соединения между двумя компьютерами.

· Таким же образом настраивается и программа по управлению базами данных.

· В программе по управлению БД будет настроена заранее спланированная структура БД (создание таблиц и связей между ними), а также будут созданы пользователи с указанием соответствующих привилегий.

6.3. Настройка клиентов:

На компьютерах обычных пользователей системы будут установлены программы-клиенты и настроены на взаимодействие с основным сервером.

После выполнения всех перечисленных работ наши сотрудники проведут подробный инструктаж по использованию системы.

7. Порядок внедрения проекта автоматизации организации «Торговля»

Порядок внедрения проекта и разработок разделен на несколько этапов.

1. Предпроектное обследование (является неотъемлемой частью проекта). Этот этап включает в себя:

•  начальное ознакомление и изучение схемы работы предприятия;

•  изучение перечня и структуры документооборота предприятия;

•  изучение текущей учетной политики предприятия;

•  выяснение оптимальных путей автоматизации предприятия, определение учетных подсистем и порядок их внедрения.

2. Составление технического задания выбранной учетной подсистемы (этап внедрения). В этот этап входит:

•  подробное обследование подразделений, вовлеченных в данную учетную подсистему.

•  выбор оптимальной реализации учета.

•  согласование технического задания с руководителями подразделений.

3. Создание программы.

•  программирование на основе согласованного и утвержденного технического задания.

4. Обучение сотрудников подразделений правилам и методам работы с созданной системой. Ввод необходимой информации, тестирование программы, опытная эксплуатация. Оформление по результатам тестирования соответствующих протоколов соответствия созданного программного продукта требованиям ТЗ и пожеланиям подразделений, оформленным соответствующими документами. Внесение исправлений и изменений в созданный программный продукт в случае необходимости.

5. Ввод созданной программы в эксплуатацию, исправление найденных недочетов - срок ввода устанавливается исходя из ТЗ.

6. Переход на следующую учетную подсистему, далее по п.2.

Замечание: Каждый последующий этап будет требовать больше времени, за счет исправлений недочетов предыдущих.

8. Основной план внедрения системы

· Учёт сотрудников

· База документов и их описание

· Система помощи работникам организации

9. Экономическая целесообразность.

Экономическая эффективность системы определяется, с одной стороны, затратами, связанными с ее установкой и сопровождением, а с другой – ожидаемыми уменьшением издержек и увеличением скорости работы с документами.

Из чего складываются затраты:

1.стоимость оборудования, техники.

2.стоимость программы.

3.затраты на настройку и ввод в эксплуатацию.

4.затраты на сопровождение

Общая сумма затрат зависит от количества рабочих мест и многих других характеристик предприятия.

Ожидаемые результаты:

•  Снижение вероятности утери данных. Воровство и забывчивость людей причиняет большой ущерб предприятию, а внедрение системы, благодаря которой можно отследить документооборот книгипозволяет значительно сократить связанные с этим потери.

•  Снижение времени и затрат на обучение новых научных сотрудников, а также переобучение старых.

• Повышение качества и скорости работы с клиентами.

• Избавление от необходимости ведения бумажной документации.

Главной целью внедрения программы «Электронный документооборот» является создание функционального ядра учета, которое замкнет все подразделения в единую информационную систему, позволит выявить и оптимизировать информационные связи отделов, даст возможность разработки стратегии дальнейшего развития управленческого учета. Используя основное преимущество системы «Электронный документооборот» - гибкость настройки, будет создана «благодатная почва» для внедрения более мощной и полнофункциональной системы управления. Тем не менее, система «Электронный документооборот» будет иметь необходимо достаточную функциональность, чтобы использовать ее продолжительное время.